Personvernerklæring

Personvern og taushetsplikt

Dette er personvernerklæringen til Fredrikstad kommune som skal gi deg som innbygger og bruker av kommunens tjenester informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har når dine opplysninger blir registrert hos oss. Vi ønsker at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i Fredrikstad kommune. Personvernerklæringen og rutiner for håndtering av personopplysninger i Fredrikstad kommune er i tråd med personvernforordningen og personopplysningsloven.

Vi har også laget informasjon til deg som er barn/ungdom i Fredrikstad:

• Personvernerklæring for barn i oppvekstsektoren

Behandlingsansvarlig

Fredrikstad kommune er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn ved bruk av kommunens tjenester. Det betyr at kommunen er ansvarlig for å behandle personopplysninger på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte.

Personvernombud

Du kan henvende deg til personvernombudet for Fredrikstad kommune dersom du ikke får tilstrekkelig hjelp når det gjelder dine registrerte opplysninger. Personvernombudet har kontorplass hos virksomhet for Digitalisering.
Kontaktinformasjon:
Personvernombud Synnøve Tilrem
E-post: personvernombudet@fredrikstad.kommune.no

Når du kontakter oss

Sensitive eller fortrolige opplysninger skal ikke sendes via e-post eller via internettskjema som ikke benytter ID-porten.
For sikker kommunikasjon kan du benytte kommunens eDialog-løsning som sender informasjonen kryptert.
Kommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det vil kunne skje at e-post som du sender til kommunen blir stoppet av viruskontrollen. Dersom en e-posthenvendelse ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon 69306000.
Vår e-postadresse postmottak@fredrikstad.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e-post.

Du kan benytte Min side for henvendelser til servicetorg eller virksomheter, du får varsel på epost når henvendelsen din er besvart

Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Registrerte saker blir besvart med digital forsendelse. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar per e-post kan du få det. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger.

Behandling av personopplysninger

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger

Kommunen behandler dine personopplysninger med hjemmel i lov for å utføre oppgaver som å sørge for at du som innbygger i kommunen får de tjenestene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel barnehageplass, skolegang, helse- og omsorgstilbud, renovasjonstjenester utføre veiledning og kontroll som kommunen har plikt og myndighet til.
Vi behandler også dine personopplysninger for andre oppgaver som hører under Fredrikstad kommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?
Kommunen sin behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling.
Noen aktuelle lover er:

• Opplæringsloven
• Lov om barnehage
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forvaltningsloven
• Arkivloven

Typer personopplysninger som vi kan behandle

• Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• Identifiseringsopplysninger: Fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• Relasjoner til andre: F.eks. ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger
• Opplysninger knyttet til de tjenester som innbyggeren benytter, som barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
  Du kan lese mer på datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.

Du kan lese mer på datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger.

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger?

• Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår.
• Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.
• Personopplysninger som registreres av ansatte i kommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som ytes.

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Se mer om samtykke på https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/overordnet-om-rettigheter-og-plikter/samtykke/.
Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Mottakere av dine personopplysninger

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Tidsrommet personopplysninger vil bli lagret

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, skal dette følges opp.

Personvern og taushetsplikt

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette.

Kommunens plikt

Alle som er ansvarlige for systemer som inneholder personopplysninger i Fredrikstad kommune er pliktig å føre protokoll over behandlingsaktiviteten. Det betyr at de må ha samlet all informasjon om sin behandling i en åpen protokoll. Her skal det stå:

• Hvilken virksomhet som eier programmet
• Hvem som har tilgang til personopplysningene som er lagret der
• Hvilke risikovurderinger som er gjort før man registrerte opplysningene
• Hvilke sletteregler som gjelder for akkurat disse opplysningene
• Hvilken lovhjemmel som gir tilgang til behandlingen
• Hvilket formål som behandlingen av personopplysningene er tenkt til. Husk at kommunen ikke har lov til å bruke opplysningene til annet enn det som står under formål
• Hvilke typer personopplysninger som er lagret
• Personvernerklæring

Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen

Du har rett til innsyn
Du kan henvende deg til kommunen og din saksbehandler i kommunen. Du kan be om å få opplyst hvilke personopplysninger kommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Forespørsel om innsyn kan sendes til postmottak@fredrikstad.kommune.no Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil, ta kontakt med oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv
Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg.

Du har rett til innsigelse
Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Les mer på Datatilsynet sine nettsider om hvilke rettigheter du har i forbindelse med sletting og retting av dine personopplysninger.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format
Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få oppfylt dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrden for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Bruk av informasjonskapsler(cookies)

Våre nettsider bruker informasjonskapsler (cookies). En cookie er en fil som lagres i din nettleser, og som gjør at nettsiden kjenner igjen nettleseren fra gang til gang. Både nettstedet og deres samarbeidspartnere kan benytte cookies.

Formålet med cookies er blant annet å:

• Registrere og beregne trafikk og bruksmønstre på nettstedet (statistikk)
• Gjøre det mulig for nettstedet å kjenne igjen faste besøkende fra gang til gang og mellom nettsteder
• Tilpasse innhold og funksjonalitet på nettstedet
• Utvikle og forbedre nettstedet

Google analytics

Fredrikstad kommune benytter analyseverktøyet Google Analytics(GA4) for å samle inn opplysninger om besøkende på fredrikstad.kommune.no.
Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre.
Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker.

En cookie inneholder ingen personlig informasjon, og kan ikke benyttes til å identifisere brukeren.
Ved å gå inn på www.fredrikstad.kommune.no, samtykker du til at det lagres cookies i din nettleser.

Dersom du ikke ønsker at det lagres cookies, kan du endre innstillingene i nettleseren. Du kan også slette eksisterende cookies. Dersom du velger å slette eller ikke akseptere cookies, kan du oppleve redusert funksjonalitet på enkelte områder.

Sosiale medier

Fredrikstad kommune bruker Facebook, Twitter, Instagram og LinkedIn.  Vi bruker Meta Business Suite til annonsering, statistikk og analyse av Facebook og Instagram. 

Fredrikstad kommune og Facebook/Meta har felles behandlingsansvar for opprettelse og bruk av Facebook-siden til kommunen, og for å fremme informasjon til Facebook-brukere gjennom målrettet formidling. Som behandlingsansvarlig er kommunen ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger om brukerne på vår Facebook-side er lovlig og i tråd med personvernprinsipper og regelverk.

De felles behandlingsaktivitetene omfatter: (i) innsamling av personopplysninger om personer som besøker og interagerer med Fredrikstad kommune sine Facebook-sider, (ii) behandling som gjøres for å generere aggregert statistikk for aktivitet på kommunen sine Facebook-sider; (iii) behandling som skjer etter Fredrikstad kommunes valgte, relevante målrettingskriterier og visning av informasjonen til målgruppene, og (iv) behandling utført av Facebook når Facebook viser resultatene av målrettingskampanjer til kommunen.

Fredrikstad kommune har ikke felles behandlingsansvar med Facebook/Meta for behandling av personopplysninger ut over det som er beskrevet over.

Fredrikstad kommune vil være ansvarlig for å ivareta rettigheter i forbindelse med kommentarer og meldinger i Facebook-meldinger. Kommunen vil følge opp eventuelle henvendelser fra de registrerte om dette.

Fredrikstad kommune har iverksatt flere tiltak for å redusere personvernrisikoer forbundet med Facebook-siden, blant annet retningslinjer for moderering, skjuling, eller sletting av innlegg.

Du kan begrense Facebook/Meta og kommunens innsamling av personopplysninger på Facebook-siden ved å bruke Facebook sine personvernverktøy.

Husk at bruk av våre sider på sosiale medier innebærer ytterligere behandling av dine personopplysninger fra disse sosiale mediene. Les mer på: 

• Facebooks retningslinjer for data (facebook.com)
• Instagrams retningslinjer for data (instagram.com) 
• Twitter Privacy Policy (twitter.com)
• Linkedin Privacy Policy (linkedin.com)

Innsyn

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.