#bærekraft25

Fredrikstad kommune skal i årene fram til 2025 jobbe for at kommunen skal få en bærekraftig kommuneøkonomi.

Gjennom #bærekraft25 skal kommunen sikre en drift i økonomisk balanse og samtidig etablere økonomisk handlingsrom til nødvendig styrking og utvikling av kommunens tjenester, vedlikehold og nye investeringer.

Bærekraft 25 illustrasjon. Tegning av to personer rundt en stor lyspære.

Omstillings- og kostnadsreduksjonsprogrammet #bærekraft25 har samlet kommunens arbeid med å etablere en bærekraftig økonomi – i første omgang fram mot 2025. Arbeidet har inkludert analyser og tiltaksforslag som var utviklet i perioden fra 2017/2018 og fram til presentasjon av rapporten En bærekraftig økonomi mot 2025 i Fredrikstad kommune i Bystyret i juni 2022.

Videre arbeid med gjennomføring av de vedtatte tiltakene, som er forventet å gi en økonomisk effekt i planperioden, organiseres som prosjekter i de ulike seksjonene. Sparetiltakene følges opp gjennom de ordinære styringslinjene og kommunens mål- og resultatstyringssystem.

Bakgrunn

Fredrikstad kommune står overfor et økende gap mellom inntekter og utgifter. For å ha en sunn kommuneøkonomi må inntektene være høyere enn forbruket. For å få til det er det noen sentrale elementer som må spille på lag:

De årlige driftsresultatene må sørge for at kommunen kan finansiere morgendagens behov.
Gjeldsnivået må holdes på et nivå som gjør at kommunen har nok midler til løpende drift. Kommunen må, for eksempel, kunne tåle en renteoppgang.
Kommunen må også ha nok penger tilgjengelig til å kunne håndtere kortsiktige svingninger i rammebetingelser og behov.

Kommunen har de senere årene hatt fokus på løpende å definere og sette i gang tiltak som kan gi det nødvendige økonomiske handlingsrommet framover. Program #bærekraft25 ble vedtatt av bystyret i økonomiplan 2021–2024, og skulle omfatte hele kommuneorganisasjonen. Planen og prosessen for arbeidet med å jobbe frem et politisk beslutningsgrunnlag ble i flere omganger presentert for politiske organ, blant annet i formannskapet og administrasjonsutvalget i mai 2021. Planen viste blant annet hvordan forslag fra arbeidsverksteder og andre kilder skulle analyseres og bearbeides av administrasjonen før endelig behandling i bystyret i juni 2022.

Programplan for #bærekraft25:

Programplan for prosjekt Bærekraft 25

Finne tiltak for en bærekraftig kommuneøkonomi

Utgangspunktet for arbeidet med å finne tiltaksforslag for en bærekraftig økonomi i #bærekraft25 i 2021 var:

finne tiltak som dekket opp for merforbruket i driften i 2020, ca. 77 millioner kroner
gjennomføring av tiltakene som allerede var innarbeidet i gjeldende økonomiplan på 116 millioner kroner
finne tiltak for ca. 130 millioner kroner som lå som innsparing i økonomiplanen, men som det ikke var identifisert konkrete tiltak for
finne ytterligere tiltak for ca. 150 millioner kroner for å imøtekomme kravet om en driftsmargin på 1,75% eller mer

Kort sagt var utgangspunktet for arbeidet i 2021 med #bærekraft25 at Fredrikstad kommune totalt måtte spare opp mot 500 millioner kroner på driften de neste fire årene.

Organisering

Arbeidet med å utvikle analyser og tiltaksforslag som ble presentert i rapporten, En bærekraftig økonomi mot 2025 i Fredrikstad kommune, ble organisert som et prosjekt med egen styringsstruktur. Arbeidet var organisert med et programstyre som var det overordnede beslutnings- og styringsorganet som la fram saker til politisk behandling. Programstyret besto av kommunedirektørens ledergruppe, hovedverneombudet og tillitsvalgtrepresentanter for LO kommune, UNIO, og Akademikersammenslutningen.
Programkontoret støttet opp og sørget for framdrift, mens alle seksjonene hadde en egen programorganisasjon for å ivareta framdrift i programmet i egen seksjon. Dette var bygd opp på samme måte som kommunens programstyre. Programkontoret, med representanter fra kommunedirektørens sentrale staber, samarbeidet tett med seksjonenes programkoordinatorer.

Programkontorets oppgaver har blant annet vært å:

etablere en metodikk for oppfølging av gevinstrealisering
støtte utarbeidelse av statusrapporter og annen relevant styringsdokumentasjon/politiske saker
følge opp at tiltakene leverer i henhold til programplanen
kvalitetssikre leveranser fra programmet
bistå med utarbeidelse av analyser og tiltak
styre, legge til rette for, og koordinere felles prosess
utarbeide, fasilitere og gjennomføre arbeidsverksteder og workshops
sikre involvering og forankring

Arbeidsmiljøutvalget hadde program #bærekraft25 som fast sak på sin dagsorden gjennom hele arbeidsperioden, og status i arbeidet ble løpende presentert i seksjonenes arbeidsmiljøutvalg (SAMU). Arbeidstakerrepresentantene har dermed blitt godt orientert om arbeidet.

Arbeidsmetodikk #bærekraft25

Arbeidet har hatt en bred tilnærming til identifisering og forslag til tiltak for en bærekraftig økonomi. Det har blitt jobbet systematisk med å utvikle og foreslå tiltak som skal sikre bærekraftig økonomi, tjenester og samfunnsutvikling i Fredrikstad kommune.

Den sentrale føringen for programmet har vært å anvende kommunens samlede innsikt om egne områder, i kombinasjon med økonomiske analyser og beste praksis fra andre kommuner/organisasjoner, for å identifisere de tiltakene som kan og skal gjennomføres.

Fredrikstad kommunes kontinuerlige arbeid med omstilling de senere årene har medført at det i hele perioden har vært tiltak som har vært i ulike deler av bearbeidelsesprosessen, fra ide til realisering. Første del av tiltakspakken ble lagt inn i økonomiplan 2022–2025, og det er underveis løpende implementert tiltak i seksjonene, under kommunedirektørens fullmakt.

Det legges i tiltakene opp til kostnadsoptimaliserte og virkningsfulle tjenester, innenfor det til enhver tid gjeldende økonomiske handlingsrommet. Alle kommunens tjenesteområder er gjennomgått, for å identifisere tiltak for å redusere kostnadene eller øke inntektene. Det omfatter alle virkemidler, deriblant utnyttelse av ny teknologi, endring av struktur i tjenesteytingen, utsettelse av nye driftstiltak, rene reduksjoner av tilbud og/eller kostnader i dagens drift, effektivisering av organisasjon og ledelse, utsettelse og avslutning av investeringsprosjekter og salg av aktiva.

Aktiviteter i modning av tiltak i #bærekraft25:

Aktivitetsplan prosjekt Bærekraft 25

Den primære føringen for valg av tiltak har vært å oppnå målsettingen basert på følgende prioritet:

Øke tjenestekvaliteten/leveransekvaliteten og redusere kostnadene
Tilby tilsvarende tjenester/leveranser på en ny og mer kostnadseffektiv måte
Redusere tilbudet av tjenester/leveranser, basert på en kost vs. nytte-evaluering

Arbeidsverksteder og forslagskasse

En sentral del av prosjektet var å gjennomføre til sammen 18 arbeidsverksteder, med til sammen nærmere 850 deltakere. Det ble høsten 2021 arrangert ni tverrfaglige arbeidsverksteder med ansatte fra tjenesteområdene, og ni tverrfaglige arbeidsverksteder for ledere, som bygget videre på innspillene fra de ansatte. Tillitsvalgte og verneombud deltok på alle verkstedene. Prosessene ble ledet av ansatte fra kommunedirektørens sentrale staber.

Arbeidsverkstedene var inndelt i følgende temaområder:

Stab og støtte
Inkludering og utenforskap
Samfunnsutvikling
Mestring og forebygging
Drift og vedlikehold
Boliger, institusjoner og ambulerende tjenester
Myndighetsutøver
Læring og oppvekst
Boliger, institusjoner og ambulerende tjenester

Det ble også etablert en digital forslagskasse, der alle ansatte kunne gi innspill.

Det ble gjennomført to frivillige arbeidsverksteder for medlemmer i bystyret og de politiske utvalgene, der deltakerne fikk anledning til komme med innspill og høre erfaringer fra andre kommuner som har vært gjennom tilsvarende prosesser.

Til sammen kom det nærmere 1 200 innspill fra alle arbeidsverkstedene og forslagskassen. Like innspill til tiltak ble slått sammen, og innspill som ikke handlet om økonomiske effekter ble sortert ut. Samtlige innspill ble gjennomgått og sortert inn i kategorier i etterkant av arbeidsverkstedene, i henhold til realisme og mulighet for effekt i løpet av perioden fram til 2025.

Til sammen ble cirka 400 unike innspill oversendt seksjonene for videre bearbeiding. Innspillene ble så bearbeidet i de enkelte styringsgruppene, som la til egne tiltak, bearbeidet og evaluerte alle tiltakene opp mot modningsprosessen (se modell over).

Dette var en utviklingsprosess, som foregikk med gjentakende forankring og gjennomganger underveis med programstyret, styringsgruppene og ledergruppene i seksjonene. De endelige tiltakene ble så analysert og detaljert, med hensyn på risiko, forutsetninger, mulige konsekvenser, finansiell effekt, og plan for gjennomføring. Alt saksunderlag fra arbeidsverksteder og forslagskassen er klargjort for innsyn.

Tiltaksbeskrivelser for alle tiltak med estimert gevinst på over 1 million kroner ligger som vedlegg til rapporten En bærekraftig økonomi mot 2025 i Fredrikstad kommune.

Endringsarbeidet videre

Arbeidet med videre detaljering og gjennomføring av tiltakene er krevende arbeid som vil påvirke store deler av kommunen. De ulike tiltakene gjennomføres i ordinær lederlinje eller organiseres som prosjekter i de ulike seksjonene, avhengig av størrelsen på tiltaket. Oppfølging av gjennomføring og gevinstrealisering av alle tiltakene skjer gjennom de ordinære styringslinjene og kommunens mål- og resultatstyringssystem.

Åpenhet og medvirkning fra tillitsvalgte, vernetjenesten, ledere og medarbeidere har vært grunnlaget for arbeidet med programmet. Partssamarbeid er en forutsetning for utvikling av gode tjenester og arbeidsplasser. Medvirkning og samskaping står sentralt i videre arbeid med detaljering og gjennomføring av tiltakene.

Kommunedirektørens sentrale staber skal bidra til at organisasjonen får hjelp til å sette i gang og gjennomføre større og mindre endringer gjennom tilgang på relevante ressurser, verktøy, maler og opplæring innen fagområder som vil være sentrale for å lykkes med endrings- og omstillingsprosessene.

Samtidig skal det utvikles en kultur for kontinuerlig forbedring, for å sikre at kommunen er i stadig utvikling, drives bedre og mer effektivt. Med en forbedringskultur ønsker vi å oppnå:

Økt fleksibilitet, effektivitet og god ressursbruk
Økt evne til struktur, hurtighet og innovasjon i utviklingen av arbeidsprosesser og tjenester
Bedre kvalitet i tjenestene ved at brukerinnsikt og brukerbehovene driver utviklingen
Systematisk utnyttelse av læring og kompetanse i organisasjonen og operasjonalisering av “beste praksis”
Bedre bruker- og medarbeidertilfredshet
Skape en inkluderende og engasjerende arbeidsplass

Dokumenter

Spørsmål?

Har du spørsmål om #bærekraft25 kan du kontakte:

Ole Sverre Strand, stabsdirektør for virksomhetsstyring og økonomi
Mette Christin Strand Leistad, stabsdirektør for innovasjon og utvikling

Sist oppdatert: 09. juni 2021