Automatisert sjekk av personnummer i offentlige dokumenter
Kommunen mottar og produserer noen ganger mer enn tusen dokumenter daglig som skal kvalitetssikres. Selv om dokumentene kommunen publiserer på offentlig postjournal er gjennomgått og kontrollert i flere omganger og på flere nivåer, vil en manuell sjekk av så store datamengder innimellom medføre menneskelige feil.
Den nye funksjonaliteten skanner både word- og pdf-dokumenter, og den automatiserte sjekken kjøres daglig. Slik får arkivet god tid til å rette opp eventuelle feil før dokumentene presenteres i offentlig journal.
- Løsningen er utviklet av kommunen selv, og ved å ta i bruk denne funksjonaliteten har vi fått et godt hjelpemiddel til å unngå at f.eks. fødselsnummer vises i dokumenter i offentlig journal, sier Mette Strand Leistad, direktør for Organisasjon.
Det jobbes også med å videreutvikle metoden slik at andre taushetsbelagte eller skjermingsverdige opplysninger ikke vises i offentlig journal.