Fredrikstad kommune rydder opp i anskaffelsespraksis

Kommunen tar dette på stort alvor og har iverksatt tiltak for å sikre at fremtidige kjøp gjennomføres i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

Fredrikstad kommune kjøpte i 2025 varer og tjenester for nærmere 2 milliarder kroner fordelt på hundrevis av større og mindre innkjøp. Kommunen forvalter til enhver tid opp mot 200 rammeavtaler, som vil si faste leverandører som kommunen kjøper varer av over en periode. Bygg- og anleggsavtaler kommer i tillegg.

Den siste tiden har kommunen arbeidet systematisk med å få bedre oversikt over og kontroll på innkjøpsområdet.

Hva er avdekket?

Rammeavtaler har normalt en varighet på to til fire år og kommunen plikter å gjennomføre anskaffelsesprosess for å få på plass ny avtale før den gamle utløper.

Den interne gjennomgangen har avdekket at flere av rammeavtalene er blitt forlenget på samme vilkår utover kontraktsperioden fordi det ikke har vært kapasitet til å gjennomføre ny anskaffelse tidsnok. Slik forlengelse er ikke lovlig, men har i noen tilfeller vært nødvendig for å sikre at kommunen kan ha forsvarlig drift eller mulighet til å gjøre kjøp ut fra avtaler som har vært gjenstand for konkurranse. Det er kun forlengelsen som det ikke er anledning til.

I gang med opprydningsarbeidet

I arbeidet med oppryddingen har nå flere av de rammeavtalene som var forlenget blitt fornyet av lovlig inngåtte avtaler etter anbudsprosesser, og flere anbudsprosesser er i sluttfasen. Det jobbes fortløpende med å få nye avtaler på plass, og det er laget en plan for at rammeavtaler som utløper i nær fremtid skal fornyes etter riktig anbudsprosess.

Vikartjenester til barnehage- og skolesektoren

Den største enkeltposten gjelder kjøp av vikartjenester for pedagogisk personell i barnehage- og skolesektoren, hvor opprinnelig rammeavtale utløp i 2022, men ble forlenget siden da. 

Det er nå gjennomført anbudskonkurranse og ny rammeavtale inngås etter planen i slutten av mai i år. Det er samme leverandør som vant konkurransen, som har hatt tidligere avtale. I perioden hvor avtalen har vært ulovlig forlenget er det anskaffet vikarer for 115 millioner kroner.

For å sikre at skoler og barnehager fortsatt kunne hente inn vikarer ved sykdom og fravær ble avtalen videreført, til tross for at dette ikke er i tråd med regelverkets krav til konkurranse. Særlig av hensyn til omfanget av vikarkjøp i barnehage og skole, erkjenner kommunen at denne avtalen skulle vært prioritert før utløpet i 2022. Det jobbes nå også med flere tiltak for at vikarbehovet ikke skal dekkes av vikarbyrå, men av egne ansatte.

Rydder opp i flere avtaler

Utover avtalen om vikarer i barnehage og skole, er avtalen med FASVO for lager og transport av hjelpemidler forlenget ett år over opprinnelig avtale, og anbudsprosess vil bli startet vår/ sommer 2026 med en årlig kontraktsverdi på ca. 7 millioner. Dette er en reservert kontrakt*. Ellers er det avdekket at flere mindre avtaler innenfor maling, rørlegger og elektro er forlenget utover kontraktsperioden.

Bruddene dreier seg altså i all hovedsak om at innkjøp har fortsatt fra eksisterende leverandører etter at avtalene formelt er utløpt, og ikke om bevisste omgåelser av regelverket.

Det er ingenting som tyder på at enkeltpersoner har hatt personlig vinning av anskaffelsene. Konsekvensen er at leverandører i markedet ikke har fått anledning til å konkurrere om offentlige kontrakter slik regelverket forutsetter.

Anskaffelsesprosesser er ressurskrevende og krever spesialisert kompetanse. Det har over tid vært krevende å rekruttere tilstrekkelig kvalifisert personell på feltet, ettersom mange offentlige virksomheter konkurrerer om den samme begrensede kompetansen. Dette har ført til kapasitetsutfordringer og etterslep i arbeidet med å rullere rammeavtaler.

Hva er gjort og hva gjøres fremover?

Kommunen har i løpet av den siste tiden iverksatt flere konkrete tiltak:

Styring og kontroll

• Det gjennomføres en systematisk gjennomgang av avtaleporteføljen for å sikre oversikt over alle avtalers status og utløpsdatoer.
• Det rapporteres månedlig på status i anskaffelsesprosesser og status kjøp av varer og tjenester i kommunen.
• Det er etablert tydeligere rutiner og bedre systemer for oppfølging av anskaffelser, samt bedre styring og kontroll gjennom analyser.
• Kontrollen med kommunens behov for fremtidige avtaler er satt i system.
• Praksis med å forlenge rammeavtaler utover avtaleperioden endres.

Organisering og kapasitet

• Ansvaret for anskaffelser er tydeliggjort som del av den organisatoriske omstruktureringen i kommunen hvor det er færre ledernivåer. Alle ledere har i dag ansvar for fag, folk og økonomi.
• Samling av stabs- og støttefunksjoner under én direktør bidrar til mer enhetlig praksis på tvers av kommunens virksomheter.
• Anskaffelsesarbeidet er reorganisert og virksomhet Anskaffelse er styrket med to årsverk.
• Ny jurist med lang erfaring fra anskaffelsesfeltet er ansatt og begynner høsten 2026.

Kompetanse og verktøy

• Kompetansen på anskaffelsesfeltet styrkes gjennom rekruttering, intern opplæring og oppfølging i hele organisasjonen.
• Det er utviklet felles maler og veiledere for hele organisasjonen.
• Det er lansert en anskaffelsesportal/ ressursportal for anskaffelser i kommunen.

Avtalerullering og samarbeid

• Arbeidet med å fornye rammeavtaler er prioritert, med mål om ny konkurranse før eksisterende avtaler utløper.
• Samarbeidet med andre kommuner og fylkeskommunen er formalisert for å gjennomføre flere felles anskaffelser.
• Ekstern bistand benyttes planlagt og bevisst ved behov for å sikre fremdrift i anskaffelser.

Fredrikstad kommune erkjenner at regelverket ikke har vært fulgt slik det skal, og vi tar ansvar for dette. Kommunen er opptatt av å drive innkjøpsarbeidet på en måte som sikrer rettferdig konkurranse, gode vilkår for innbyggerne og tillit i offentligheten.

Arbeidet som er iverksatt og nå gjennomføres skal gi et solid grunnlag for at dette ikke gjentar seg.

* En reservert kontrakt betyr at bare virksomheter som for eksempel jobber med å inkludere personer som står utenfor arbeidslivet kan delta i konkurransen