Offentlig journal / Kommunearkiv

Alle Fredrikstad kommunes saksdokumenter, inkludert all korrespondanse til og fra kommunen, er som hovedregel offentlige. Dokumentene eller opplysninger i dem er unntatt fra offentlighet bare dersom unntaket har hjemmel i lov eller forskrift med hjemmel i lov. Kommunen er forpliktet til å behandle alle dokumenter, inkludert e-post, i samsvar med bestemmelsene i offentlighetsloven (lov av 19. mai 2006 nr. 16).

Postjournal på nett
Postjournalen inneholder en oversikt over saksdokumenter og all korrespondanse til og fra kommunen. Postjournalen omfatter: Politisk ledelse, Sentraladministrasjonen, Plan- og miljøseksjonen, Kultur- og næringsseksjonen og Omsorgs- og oppvekstseksjonen.
Postjournalen blir lagt ut så raskt som mulig, og er normalt tilgjengelig dagen etter at inngående brev er mottatt og dokumenter som kommunen selv har produsert, er ferdigstilt.

Innsyn
Alle kan be om innsyn i dokumenter og saker. Det gis ikke innsyn i opplysninger eller dokumenter som er unntatt fra offentlighet med hjemmel i lov eller forskrift med hjemmel i lov.
Dersom du ønsker å få innsyn i et dokument og/eller en sak, må du henvende deg til den saksbehandleren som er oppgitt på postjournalen. Forespørsler om innsyn vil bli individuelt behandlet. Hvis du ikke har fått svar innen fem dager, er det å betrakte som avslag på begjæring om innsyn, og du kan rette en skriftlig klage til kommunen. Ønsker du et skriftlig svar, må du oppgi navn og ordinær postadresse. Innsyn skjer normalt ved at man får papirkopi av det dokumentet og/eller den saken du ønsker innsyn i.

Unntatt offentlighet
I postjournalen vil man se at enkelte dokumenter er tildelt tilgangskode (tilg.kode) og hjemmel. Noen opplysninger vil da være unntatt fra offentlighet. Dette vises i postjournalen ved at noen felt har stjerner i stedet for tekst. Dette betyr at det er gjort en foreløpig vurdering som tilsier at dokumentet ikke er offentlig tilgjengelig. Dersom noen ber om innsyn i et slikt dokument, blir det gjort en ny vurdering av om dokumentet fortsatt skal være unntatt fra offentlighet (meroffentlighet).

Forklaringer til postjournalen
Dokumenttyper:

• I = inngående dokument
• U = utgående dokument
• N = internt notat som krever oppfølging
• X = internt notat som ikke krever oppfølging
• S = saksfremlegg
   

Status:

• J = journalført
• A = avsluttet